1. Qui contracte, et avec qui
Les présentes conditions sont conclues entre :
- FlowMind : FlowMind Automatisation, entreprise exploitée par Monsieur Sébastien Walravens, personne physique, indépendant de droit belge, Rue des Frères Dulait 19, 7090 Braine-le-Comte, Belgique — BCE 1039.868.902 — TVA BE 1039.868.902 — contact@flowmind-ia.com.
- Le Client : le cabinet comptable, la fiduciaire ou toute autre entreprise qui souscrit à une offre FlowMind, agissant dans le cadre de son activité professionnelle.
Les services FlowMind sont réservés aux professionnels. Ils ne sont pas proposés aux consommateurs au sens du Code de droit économique belge.
2. Objet et documents contractuels
Les présentes conditions régissent, d'une part, l'utilisation du site flowmind-ia.com (partie CGU) et, d'autre part, la fourniture des services FlowMind (partie CGV).
La relation contractuelle est régie, par ordre de priorité décroissant : (1) le devis ou le bon de commande accepté par le Client, (2) l'accord de traitement des données (DPA), (3) les présentes conditions générales. En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut. Le plafond de responsabilité de l'article 12 et les délais de l'accord de traitement des données sont identiques pour tous les Clients et ne sont pas modifiés par le devis.
3. Utilisation du site (CGU)
Le site est un site de présentation. Il ne comporte ni espace client, ni formulaire, ni création de compte. La prise de contact se fait par courriel ou via le service de réservation de rendez-vous accessible depuis la page d'accueil.
L'utilisateur s'engage à ne pas perturber le fonctionnement du site, à ne pas tenter d'y accéder par des moyens détournés et à ne pas en extraire massivement le contenu. Les contenus du site sont protégés (voir les mentions légales).
Les informations publiées sur le site sont données à titre indicatif et peuvent évoluer. Elles n'engagent FlowMind qu'une fois reprises dans un devis accepté ou un contrat signé.
4. Description des services
FlowMind fournit un logiciel d'automatisation et un tableau de bord destinés aux cabinets comptables et fiduciaires. Le service s'ajoute aux outils du Client plutôt qu'il ne les remplace : il se connecte aux logiciels comptables par les moyens officiels lorsqu'ils existent (Yuki, Pennylane, Odoo), via un dossier partagé sécurisé pour les logiciels plus fermés (BOB50, Sage), ou directement dans les fichiers Excel et Google Sheets du Client.
L'intelligence artificielle propose, le Client décide. Tout ce qui sort du cabinet (courriel à un client, relance, déclaration) passe par une validation humaine explicite du Client. Aucune décision produisant des effets à l'égard d'un tiers n'est prise automatiquement par FlowMind.
5. Offres et prix
Les offres et tarifs en vigueur sont ceux publiés sur la page d'accueil du site à la date du devis. Tous les prix sont exprimés hors TVA. Chaque offre comprend des frais d'installation, payés une seule fois, puis un abonnement mensuel facturé chaque mois.
| Offre | Abonnement | Installation | Périmètre |
|---|---|---|---|
| Essentiel | 190 € / mois | 1 490 € | 1 module · 1 à 3 collaborateurs |
| Pro | 350 € / mois | 2 490 € | 3 modules · 3 à 10 collaborateurs |
| Suite | 590 € / mois | 3 490 € | 5 modules · 10 à 25 collaborateurs |
| Premium | Sur mesure | Sur devis | 6 modules + VIP · 25 collaborateurs et plus |
Le pack conformité CSSF est inclus dans l'offre Premium. Pour les offres Essentiel à Suite, il est disponible en option, au prix de 150 € par mois en supplément.
Les tarifs peuvent être revus pour l'avenir ; toute modification est communiquée au Client par écrit et ne s'applique qu'à l'échéance suivante, le Client conservant sa faculté de résiliation prévue à l'article 8.
6. Commande et mise en route
La commande est formée par l'acceptation écrite du devis par le Client. La mise en route (raccordement aux outils du Client, configuration, prise en main) intervient ensuite, dans un délai indicatif de 5 à 7 jours.
La mise en route suppose la collaboration du Client : accès aux outils concernés, désignation d'un interlocuteur, réponses aux demandes de paramétrage. Les délais annoncés sont suspendus tant que ces éléments ne sont pas fournis.
Selon l'offre souscrite, la prise en main comprend 2 heures en visioconférence (Pro), 4 heures et un suivi de 30 jours (Suite), ou une intervention sur site (Premium).
7. Facturation et paiement
Les frais d'installation sont facturés au démarrage de la prestation. L'abonnement est facturé chaque mois. Les factures sont établies hors TVA, la TVA étant appliquée selon le régime applicable au Client.
Les modalités et délais de paiement, ainsi que les conséquences d'un retard de paiement, figurent au devis accepté et sur la facture. En cas de défaut de paiement persistant après mise en demeure restée sans effet, FlowMind peut suspendre le service après avoir prévenu le Client par écrit.
8. Durée, résiliation et réversibilité
L'abonnement est conclu sans engagement de longue durée. Il se poursuit de mois en mois et peut être résilié par l'une ou l'autre partie moyennant un préavis de 90 jours (trois mois), notifié par écrit.
Aucune pénalité de sortie n'est due et aucune licence n'est reprise au Client. À la fin du contrat :
- le Client conserve ses données métier : son Drive, ses Sheets et sa messagerie lui appartiennent et ne sont pas migrés chez FlowMind ;
- le Client conserve l'archive des classifications et relances réalisées par l'intelligence artificielle sur les 12 derniers mois ;
- les modalités de restitution et de suppression des données hébergées côté FlowMind sont détaillées dans l'accord de traitement des données.
Les frais d'installation, correspondant à une prestation exécutée, ne sont pas remboursables. Les abonnements déjà facturés restent dus jusqu'au terme du préavis.
9. Disponibilité et support
Selon l'offre souscrite, FlowMind s'engage sur les objectifs suivants :
| Offre | Support | Objectif de disponibilité |
|---|---|---|
| Essentiel | Courriel, réponse sous 48 h | — |
| Pro | Prioritaire, réponse sous 24 h | 99,5 % du temps |
| Suite | Prioritaire, réponse sous 4 h ouvrées | 99,9 % du temps |
| Premium | Interlocuteur dédié | 99,95 % du temps, avec plan de secours |
Les taux ci-dessus sont des objectifs de disponibilité. Les interruptions programmées pour maintenance, ainsi que celles imputables à un fournisseur tiers du Client ou à un cas de force majeure, n'entrent pas dans leur calcul. Les mises à jour du logiciel sont incluses dans l'abonnement. Une sauvegarde quotidienne est assurée à partir de l'offre Pro.
10. Obligations du Client
- Utiliser le service dans le cadre de son activité professionnelle et conformément à la loi, notamment aux règles qui régissent sa profession.
- Contrôler et valider les propositions produites par l'outil avant toute utilisation ou tout envoi à un tiers.
- Préserver la confidentialité de ses accès et signaler sans délai tout usage anormal.
- Disposer des droits nécessaires sur les données qu'il confie au traitement et informer ses propres clients de la sous-traitance technique.
- Ne pas décompiler, copier, revendre ou mettre à disposition de tiers le logiciel ou les automatisations fournies.
11. Propriété intellectuelle et droit d'usage
FlowMind conserve la propriété pleine et entière du logiciel, de ses interfaces, de ses automatisations, de sa configuration et de sa documentation. Le Client bénéficie, pendant la durée du contrat et pour ses seuls besoins internes, d'un droit d'usage non exclusif et non cessible.
Les données du Client, ainsi que les documents et écritures qu'il traite, demeurent sa propriété exclusive. FlowMind n'acquiert aucun droit sur celles-ci.
12. Responsabilité
Le service prépare le travail ; la validation appartient au Client. En conséquence, la responsabilité du contenu produit et des décisions prises reste celle du cabinet, exactement comme pour le travail d'un collaborateur junior.
FlowMind est un éditeur de logiciels. Il ne fournit ni conseil juridique, ni conseil comptable ou fiscal, ni mission d'audit, et ne se substitue ni à un avocat, ni à un expert-comptable certifié, ni à un auditeur.
FlowMind répond des défaillances techniques qui lui sont imputables (dysfonctionnement, indisponibilité, atteinte à la sécurité des données), dans les limites fixées ci-après et selon les modalités prévues par l'accord de traitement des données. FlowMind n'est pas responsable des interruptions ou défauts imputables aux outils tiers du Client, à sa connexion, à un cas de force majeure, ni de l'usage fait d'une proposition qui n'aurait pas été vérifiée par le Client.
Plafond de responsabilité
La responsabilité de Monsieur Sébastien Walravens, toutes causes confondues et tous dommages réunis, est plafonnée au montant total des sommes effectivement versées par le Client au titre de l'abonnement au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.
Ce plafond ne s'applique pas aux cas où le droit belge ne permet pas de limiter la responsabilité, à savoir :
- le dol et la faute intentionnelle ;
- la faute lourde ;
- les dommages corporels.
Dans ces trois cas, la responsabilité s'applique dans les conditions du droit commun, sans limitation de montant.
13. Confidentialité
Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations de l'autre dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, et à ne les utiliser que pour son exécution. Cet engagement survit à la fin du contrat.
Lorsque le Client est tenu au secret professionnel, une clause de secret dédiée s'ajoute à l'accord de traitement des données, engageant FlowMind et ses préposés au-delà des seules obligations du RGPD.
14. Continuité de service
Les données métier du Client ne sont pas détenues par FlowMind : elles restent dans ses propres outils (Drive, Sheets, messagerie). Sur demande, une garantie de continuité peut être mise en place, par dépôt du code des automatisations du Client auprès d'un tiers de confiance.
En cas de cessation d'activité de FlowMind, le Client est prévenu au moins 6 mois à l'avance et reçoit l'accès au code des automatisations qui lui sont propres.
15. Données personnelles
Les traitements réalisés par FlowMind pour son propre compte sont décrits dans la politique de confidentialité. Les traitements réalisés pour le compte du Client sont encadrés par l'accord de traitement des données, signé à l'installation, dans lequel le Client est responsable du traitement et FlowMind sous-traitant.
16. Modification des conditions
FlowMind peut modifier les présentes conditions pour l'avenir. Les Clients en cours de contrat sont informés par écrit ; à défaut d'acceptation, ils disposent de la faculté de résiliation prévue à l'article 8. La version applicable à un litige est celle en vigueur au jour des faits.
17. Droit applicable et juridiction
Les présentes conditions sont soumises au droit belge. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut d'accord, les cours et tribunaux de Mons sont seuls compétents, sauf lorsqu'une règle d'ordre public impose une autre juridiction.
Si une clause des présentes conditions était jugée nulle ou inapplicable, les autres clauses conserveraient leur plein effet.