1. Qui est responsable
Le responsable des traitements décrits dans cette page est :
FlowMind Automatisation, entreprise exploitée par Monsieur Sébastien Walravens, personne physique, indépendant de droit belge.
Rue des Frères Dulait 19, 7090 Braine-le-Comte, Belgique.
BCE 1039.868.902 · TVA BE 1039.868.902.
Contact pour toute question relative aux données : contact@flowmind-ia.com.
Deux situations doivent être distinguées, parce que le rôle de FlowMind n'y est pas le même :
- Pour son propre compte (visiteurs du site, prospects, relation commerciale, facturation), FlowMind est responsable du traitement. C'est l'objet des sections 2 à 6.
- Pour le compte d'un cabinet client (documents, écritures et données de ses propres clients traités par le logiciel), FlowMind est sous-traitant : c'est le cabinet qui décide. Ce cadre est décrit à la section 7 et détaillé dans l'accord de traitement des données.
2. Ce site ne vous suit pas
Ce site ne dépose aucun cookie, n'utilise aucun outil de mesure d'audience et ne comporte aucun formulaire. Il n'y a donc rien à accepter ni à refuser : aucune bannière de consentement n'est nécessaire.
Une seule ressource est chargée depuis un domaine extérieur. Les polices de caractères du site sont chargées depuis Google (fonts.googleapis.com et fonts.gstatic.com) : votre navigateur contacte donc un serveur de Google, qui reçoit votre adresse IP, sans qu'aucun cookie ne soit déposé. Google reçoit aussi les informations techniques habituelles d'une requête web (navigateur, système). Aucune donnée supplémentaire ne lui est envoyée par nos soins.
La vidéo de démonstration est un fichier hébergé avec le site : la lire ne déclenche aucun appel vers une plateforme vidéo extérieure.
Ce site vitrine est hébergé sur un serveur situé en Allemagne, au sein de l'Union européenne (Hetzner Online GmbH). Ce serveur traite l'adresse IP et les informations techniques de votre visite pour afficher les pages. Les données confiées par les cabinets clients sont traitées séparément, également dans l'Union européenne, dans les conditions décrites à la section 7 et dans l'accord de traitement des données.
3. Si vous nous écrivez
Lorsque vous écrivez à contact@flowmind-ia.com, nous traitons les données que vous nous transmettez : nom, adresse électronique, cabinet, et le contenu de votre message.
- Finalité : répondre à votre demande et, le cas échéant, préparer une proposition commerciale.
- Base légale : l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, ou notre intérêt légitime à répondre aux sollicitations professionnelles qui nous sont adressées.
- Destinataire : Sébastien Walravens uniquement.
4. Si vous réservez une démonstration
La prise de rendez-vous se fait via Calendly, un service extérieur accessible depuis un lien du site. Les informations que vous saisissez sur cette page (nom, adresse électronique, créneau, informations complémentaires) sont collectées et traitées par Calendly selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, puis nous sont transmises pour tenir le rendez-vous.
Nous n'utilisons ces informations que pour organiser et préparer l'entretien.
5. Prospection commerciale
Nous contactons des cabinets comptables et fiduciaires par courriel professionnel, dans le cadre d'une prospection entre professionnels, sur la base de notre intérêt légitime à faire connaître nos services.
Les données utilisées sont des coordonnées professionnelles (nom, fonction, cabinet, adresse électronique professionnelle) et proviennent de sources accessibles au public ou de nos échanges antérieurs. Chaque message indique qui l'envoie et permet de demander l'arrêt de tout contact. Une demande d'arrêt est traitée dès sa réception et met fin définitivement à ces envois.
6. Relation client et obligations légales
Dans le cadre d'un contrat, nous traitons les coordonnées des interlocuteurs du cabinet ainsi que les données nécessaires à la facturation. La base légale est l'exécution du contrat et, pour les documents comptables et fiscaux, le respect de nos obligations légales.
7. Les données que vous nous confiez comme client
Lorsqu'un cabinet utilise FlowMind, les documents et données de ses propres clients sont traités sur ses instructions. Le cabinet reste responsable du traitement ; FlowMind agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre de l'accord de traitement des données signé à l'installation.
Où vivent ces données
- Les données métier restent dans l'environnement du cabinet (son Drive, ses Sheets, sa messagerie, son logiciel comptable). Elles ne sont pas migrées chez FlowMind.
- L'orchestration des traitements s'exécute sur un serveur dédié hébergé dans l'Union européenne — chez Hetzner (Falkenstein, Allemagne) ou OVHcloud (Roubaix ou Strasbourg, France), selon le choix arrêté avec le cabinet. Ces hébergeurs sont certifiés ISO 27001.
- L'analyse par le modèle d'intelligence artificielle Claude s'effectue via AWS Bedrock, dans une région européenne verrouillée au niveau du compte. L'accès direct à l'interface d'Anthropic, qui ne propose pas de résidence des données en Union européenne, est écarté.
- Aucun transfert hors de l'Union européenne n'a lieu sans accord écrit préalable du cabinet.
Sécurité
Les échanges entre chaque maillon sont chiffrés en transit (TLS 1.3) et le stockage est chiffré au repos (AES-256). Les environnements sont cloisonnés par cabinet : les données d'un cabinet sont séparées de celles des autres cabinets. Les accès sont restreints au principe du moindre privilège et journalisés.
Par transparence : FlowMind n'est pas lui-même certifié ISO 27001 ni SOC 2. Ce sont ses sous-traitants d'infrastructure, qui stockent et calculent réellement les données, qui le sont — c'est ce qui constitue les garanties attendues par l'article 28 du RGPD.
Sous-traitants
La liste nominative des sous-traitants, leur rôle et leur localisation est annexée à l'accord de traitement des données et tenue à jour. Tout ajout est soumis à l'information et à l'autorisation du cabinet.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH ou OVHcloud | Serveur d'orchestration et base de données | Allemagne ou France |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Exécution du modèle d'IA via Bedrock | Région UE choisie avec le cabinet |
| Anthropic (via AWS Bedrock) | Modèle d'IA Claude | Région UE choisie avec le cabinet |
| Odoo IAP ou Mindee — option | Lecture automatique de documents (OCR) | Belgique / France |
| Fournisseur de messagerie professionnelle — option | Notifications aux collaborateurs | Union européenne |
Intelligence artificielle
Les contenus envoyés au modèle ne sont ni conservés au-delà du temps de traitement, ni partagés avec des tiers, ni utilisés pour entraîner le modèle : c'est le comportement par défaut de l'infrastructure utilisée, et il est repris par écrit dans l'accord de traitement des données.
Aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'une personne n'est prise sur la seule base d'un traitement automatisé : un collaborateur du cabinet valide avant toute sortie. Le traitement reste donc hors du champ de l'article 22 du RGPD. Le caractère automatisé de l'étape intermédiaire (lecture puis classification des pièces) est documenté dans la trame d'analyse d'impact fournie au cabinet.
Au regard du règlement européen sur l'intelligence artificielle, le système relève du risque limité : les obligations applicables sont des obligations de transparence, que la présente page contribue à remplir.
8. Durées de conservation
Nous ne conservons les données que le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, puis nous les supprimons.
- Échanges par courriel et prospection : conservés le temps de la relation, puis supprimés lorsqu'ils n'ont plus d'objet. Une demande d'arrêt ou d'effacement est traitée dès sa réception.
- Documents comptables et de facturation : conservés pendant la durée imposée par la loi belge.
- Données traitées pour le compte d'un cabinet : le cabinet reste maître de la durée de conservation de ses propres données métier, en cohérence avec ses obligations légales. Côté FlowMind, les durées techniques sont fixes et identiques pour tous les clients : les journaux d'audit sont conservés 90 jours, les sauvegardes chiffrées quotidiennes 7 jours.
- Fin de contrat : restitution complète des données sous 30 jours, puis suppression de nos systèmes sous 60 jours, avec attestation écrite. Ces délais valent pour tous les clients.
9. Vos droits
Vous disposez, sur les données qui vous concernent, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Pour les exercer, écrivez à contact@flowmind-ia.com. Nous répondons dans le délai prévu par le RGPD, soit un mois, prolongeable si la demande est complexe.
Si les données vous concernant ont été confiées par un cabinet comptable dans le cadre de sa mission, adressez-vous d'abord à ce cabinet : c'est lui qui décide de ces traitements. Nous l'assistons pour y répondre.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle :
- en Belgique, l'Autorité de protection des données (APD) ;
- au Luxembourg, la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), cnpd.public.lu.
10. Violation de données
En cas de violation de données, le cabinet concerné est informé sans retard injustifié et au plus tard 48 heures après que nous en avons pris connaissance — ce délai est le même pour tous les clients. L'information porte sur la nature de l'incident, les catégories de données touchées, les conséquences probables et les mesures prises, afin qu'il puisse tenir ses propres obligations vis-à-vis de son autorité de contrôle.
11. Modifications de cette page
Cette politique peut être mise à jour pour refléter une évolution du service ou du cadre légal. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. Les clients sous contrat sont informés par écrit de toute modification substantielle.